GUIDE
Excelの請求書テンプレそのものは、悪いものではありません。本当につらいのは、毎月そのファイルを開いて、先月分をコピーして、宛先と品目と単価を打ち直す作業です。コピーしたセルに前の取引先の名前が残っていないか、消費税の計算式が崩れていないか、振込先を書き間違えていないか——結局、発行するたびに一から見直すことになり、テンプレを使っているのに手作業とほとんど変わらない、という状態に陥りがちです。
一番効くのは、取引先の名前・住所・振込先・登録番号を、請求書を作るたびに打つのではなく、最初に一度だけ登録しておくことです。次からは宛先を選ぶだけで、その取引先向けの請求書がすぐ出来上がります。取引先が増えるほど、この一度登録の効果は大きくなります。名前の表記ゆれ（株式会社の位置、旧字体など)が毎回のコピペで生まれる問題も、これで自然になくなります。
単価×数量の掛け算、消費税の端数処理、合計金額の検算——これを電卓や暗算で毎回やり直しているなら、そこが二つ目の見直しどころです。品目と数量を入力すれば、税率ごとの内訳と合計が自動で計算され、インボイス（適格請求書）に必要な登録番号も毎回自動で入るようにしておけば、「番号を入れ忘れて取引先から指摘される」といったやり取りそのものがなくなります。
計算まで自動化できても、そのあと印刷・封入・宛名書き・郵送という流れが残っていると、月末の負担はあまり変わりません。請求書をPDFで発行し、そのままメールで送れるようにしておくと、「印刷して、封筒に入れて、ポストに出す」という工程そのものが消えます。送付履歴が残る形にしておけば、「あの請求書、ちゃんと送ったっけ」と探し直す時間もなくなります。
見積書を出したあとにそのまま請求書へ変換できるようにしておくと、見積の内容を請求書へ打ち直す手間もなくなります。毎月同じ内容で発行している取引先がある場合は、定期請求の下書きが自動で用意される仕組みにしておくと、「今月分、まだ作ってなかった」という月末の焦りそのものが起きなくなります。
請求書作成、見積書作成、メール送付まで、いまの仕事の流れに合わせて作れます。オーダーメイドの仕組みは50万円から、お話を伺ってからお見積りをお出しします。