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人数が増えると値段も上がるクラウド料金
人数ごとの月額サービスは、社員が増えるほど請求額も増えます。まず今の請求額と1人あたりの料金を確認し、今後の人数の見込みと照らして、買い切りで自社の仕組みを持つ選択肢も比べます。
月額のクラウドサービスは、人が増えるほど高くなる仕組みになっている
多くの月額クラウドサービスは、「使う人1人につきいくら」という数え方で金額が決まります。契約したときは数千円ですんでいても、社員が増えるたびに、その分だけ毎月の請求額も一緒に増えていきます。会社が大きくなること自体はうれしいことのはずなのに、システムの費用だけがそれに比例してどんどん重くなっていく。これは、導入してからしばらく経って気づく会社が多い、月額サービスの仕組み上の特徴です。
毎月少しずつ増えるので、気づきにくい
一度に大きな金額が増えるわけではなく、社員を1人採用するたびに少しずつ増えていくので、請求書を毎回細かく見比べていないと変化に気づきません。しかも複数のクラウドサービスを組み合わせて使っている会社では、それぞれのサービスで同じように人数分の増額が起きているため、合計するとかなりの金額になっていることがあります。一般的な例として、10人で使い始めたサービスを、そのまま人数分の料金体系で30人になるまで使い続けると、月々の請求額は単純計算で3倍になります。人数が増えるほど、あとから見直すのが難しくなっていきます。
人数が増えても金額が変わらない、という選び方もある
月額で人数分を払い続ける以外に、最初に一度だけ払って、自社専用の仕組みを持つという選び方もあります。買い切りの仕組みは、使う社員が10人でも30人でも、人数によって金額が変わりません。月々の請求書そのものがなくなるので、「今月はいくら払うんだったか」を確認する手間もなくなります。仕組みも、そこにたまったデータも、最初から会社のものとして残ります。
切り替えを考えるときに、まず確認したいこと
すぐに全部を入れ替える必要はありません。まずは今使っている月額サービスの請求書を並べて、1人あたりいくら払っているのかを確認するところから始められます。そのうえで、今後1〜2年で社員を増やす予定があるかどうかを考えると、月額を払い続けた場合と、買い切りで持った場合のどちらが自社に合っているかが見えてきます。人数が増える見込みが大きい会社ほど、買い切りに切り替えたときの差も大きくなります。
まずは今の請求額を確認するところから
自社のやり方に合わせた仕組みは、業種や仕事の流れに合わせて作れます。金額は何を作るかによって変わるため、お話を伺ったうえでお見積りをお出しします。人数が増えても値段が増えない仕組みを持つという選択肢について、まずは今使っているサービスの請求額を確認しながら話を聞いてみることから始められます。