GUIDE
見積書を作って、注文が決まったら請求書にもう一度同じ品目と金額を入れる。請求書の内容を、今度は入金管理の台帳に転記する。ひとつひとつの入力自体は数分でも、同じ情報を2回・3回と手で写す作業が積み重なると、月末には無視できない時間になります。しかも転記は人間がやる以上、必ずどこかで数字がズレます。二重入力の本当のコストは、入力の手間そのものより、そこから生まれる確認作業とミスの後始末にあります。
まず、いま使っている見積書・請求書・台帳・日報などの書類を並べて、同じ項目（顧客名・品目・金額・日付）がどこからどこへ手で写されているかを線で結んでみます。多くの会社では、Excelファイルが3〜4個に分かれていて、それぞれを別の担当者が管理しているケースがほとんどです。この時点で「どこが二重入力になっているか」を紙に書き出すだけでも、削れる作業がどこかが見えてきます。
すべてを一気につなごうとすると挫折します。優先すべきは、間違えたときの実害が一番大きい転記です。たとえば見積書から請求書への転記でミスが起きると、取引先に間違った金額の書類が届いてしまいます。ここを「見積の内容を選ぶだけで請求書ができる」状態にすると、二重入力のリスクが一番高い箇所から先に消えます。全部を一度に変える必要はなく、影響の大きい順に1つずつつなげば十分です。
二重入力が起きる根本の原因は、同じ情報の「正しい入力場所」が複数あることです。顧客情報は台帳、金額は請求書、というように入力先を分けず、最初に入力した情報がそのまま他の書類にも使われる状態にしておけば、そもそも二度目の入力自体が発生しません。台帳・見積・請求・入金確認までが1つの画面でつながっていれば、担当者が変わっても「どこに何を入れればいいか」で迷うこともなくなります。
見積書・請求書・顧客台帳をつなぐ仕組みは、いまの仕事の流れに合わせて作れます。オーダーメイドの仕組みは50万円から、お話を伺ってからお見積りをお出しします。二重入力にかかっている時間を洗い出すところから確認できます。